Tratamiento de Datos
1. Marco Legal y Responsable del Tratamiento
En estricto cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normativas que regulan la protección del derecho al Habeas Data en Colombia, la presente Política de Tratamiento de Datos Personales es adoptada por: Razón Social: PINGÜINO CAPITAL S.A.S. NIT: 901151726-4.
2. Marco Conceptual y Definiciones
Para la correcta interpretación de este documento por parte de nuestros aliados corporativos y autoridades, se adoptan las siguientes definiciones legales:
Plataforma / Pingüino: La infraestructura de software B2B, API y dashboards provistos por la Compañía para la orquestación de pagos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Cliente: Entidad corporativa, BPO, o comercio que contrata los servicios tecnológicos de Pingüino (B2B).
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o las finalidades y medios del tratamiento de datos personales. Esta calidad podrá corresponder al Cliente o a PINGÜINO CAPITAL S.A.S., según la naturaleza de la relación y las actividades de tratamiento realizadas.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable, siguiendo sus instrucciones y dentro de las finalidades autorizadas.
3. Doctrina de Roles en la Arquitectura Tecnológica (B2B)
PINGÜINO CAPITAL S.A.S. provee infraestructura tecnológica para la orquestación de pagos y la gestión operativa de transacciones. Su participación en el tratamiento de datos personales se determina de acuerdo con la naturaleza de cada relación contractual y las finalidades efectivamente desarrolladas.
Rol como Responsable del Tratamiento: PINGÜINO actuará como Responsable respecto de los datos personales cuya recolección, utilización y tratamiento determine directamente, incluyendo información de clientes corporativos, representantes legales, contactos comerciales y beneficiarios vinculados directamente a sus procesos de registro, validación de identidad, debida diligencia, prevención del fraude, monitoreo transaccional y cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.
Rol como Encargado del Tratamiento: Cuando PINGÜINO procese información personal, financiera o transaccional por cuenta de un Cliente corporativo y conforme a sus instrucciones, actuará como Encargado del Tratamiento, dentro de los límites de las finalidades autorizadas y los acuerdos aplicables.
Separación de Responsabilidades: La condición de Responsable o Encargado se determinará según las funciones efectivamente asumidas en cada operación. La utilización de la Plataforma no implica que PINGÜINO asuma automáticamente las obligaciones del Cliente respecto de las relaciones comerciales subyacentes ni que el Cliente quede exonerado de sus propias obligaciones en materia de protección de datos personales.
4. Finalidades del Tratamiento de la Información
La recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión o transferencia de los datos se realizará de manera lícita, con las siguientes finalidades restrictivas:
4.1. Finalidades Tecnológicas y Operativas
Permitir el acceso, autenticación y uso seguro de la Plataforma y la API.
Orquestar, parametrizar y enrutar las instrucciones de pago recibidas.
Proveer soporte técnico, resolución de incidencias (troubleshooting) y auditoría de sistemas.
4.2. Finalidades de Cumplimiento Normativo (SAGRILAFT/AML)
Transmitir la información transaccional y de identidad a las redes financieras y Terceros Aliados subyacentes para la ejecución de la debida diligencia (KYC/KYB).
Prevenir, monitorear y reportar el riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo, evasión cambiaria o fraude transaccional. Estos controles se describen en nuestra página de Cumplimiento y Gestión de Riesgos.
4.3. Finalidades Administrativas
Gestionar la facturación, cobro de tarifas tecnológicas y reporte a las autoridades tributarias competentes (DIAN).
Notificar cambios en los Términos de Servicio o en la presente Política.
5. Obligaciones del Cliente (Exención de Responsabilidad de Pingüino)
Los Clientes corporativos que utilicen la infraestructura tecnológica de PINGÜINO serán responsables de garantizar que la información personal suministrada a la Plataforma haya sido obtenida y tratada conforme a la legislación aplicable.
En particular, el Cliente deberá:
Obtener las autorizaciones previas, expresas e informadas que resulten legalmente exigibles para el tratamiento de los datos personales de sus usuarios, contratistas o beneficiarios.
Informar a los titulares sobre la participación de proveedores tecnológicos y financieros, incluyendo PINGÜINO CAPITAL S.A.S., cuando corresponda.
Garantizar la exactitud, legitimidad y actualización de la información transmitida a través de la Plataforma.
Responder por las obligaciones que legalmente le correspondan en su calidad de Responsable del Tratamiento, manteniendo indemne a PINGÜINO frente a reclamaciones derivadas de incumplimientos directamente atribuibles al Cliente, en los términos permitidos por la legislación aplicable.
Cuando PINGÜINO establezca una relación directa de vinculación operativa con un beneficiario, asumirá las responsabilidades que legalmente le correspondan respecto de los tratamientos de datos personales que determine y ejecute para sus propias finalidades de identificación, debida diligencia, prevención del fraude, cumplimiento y ejecución operativa.
La existencia de dicha relación de vinculación operativa no convierte a PINGÜINO en parte de la relación comercial subyacente entre el Cliente originador y el beneficiario, ni implica responsabilidad por la determinación de honorarios, remuneraciones o condiciones económicas pactadas entre ellos.
6. Flujo Transfronterizo y Transmisión a Terceros Aliados
La naturaleza del servicio cross-border hace tecnológicamente imperativo el flujo de datos. El Titular y el Cliente autorizan de manera irrevocable a Pingüino para transmitir y/o transferir las bases de datos a:
Terceros Aliados: Instituciones financieras, procesadores de pago, exchanges y adquirentes (nacionales o extranjeros) encargados de materializar la compensación de los fondos.
Proveedores Cloud: Empresas de alojamiento de servidores y ciberseguridad ubicadas fuera del territorio colombiano (ej. EE. UU., Europa), que cuentan con niveles de protección de datos adecuados según los estándares internacionales.
7. Tratamiento de Datos Sensibles y Menores de Edad
Por regla general, Pingüino no requiere el tratamiento de datos sensibles. Sin embargo, en el marco de la validación de identidad exigida por los Terceros Aliados (KYC), podría enrutarse información como imágenes del documento de identidad o reconocimiento facial. El tratamiento de estos datos es estrictamente facultativo. Pingüino prohíbe el uso de su API para el procesamiento de transacciones que involucren datos de menores de edad sin la autorización expresa de sus representantes legales.
8. Derechos de los Titulares (Derechos ARCO)
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares poseen los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable.
Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la normatividad.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a Pingüino a mantenerlo en su base de datos (Ver Sección 11).
9. Área Responsable y Canales de Atención (PQRS)
Para garantizar el ejercicio de los derechos de los Titulares, la gerencia de cumplimiento de Pingüino Capital S.A.S. actuará como área responsable. Para efectos de notificaciones legales, requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio, y atención de solicitudes de Habeas Data, se establecen los siguientes canales únicos y oficiales:
Domicilio de Notificación: Calle 17 A SUR 44 170 OF 102, Medellín, Antioquia, Colombia.
Correos Electrónicos Oficiales: info@pinguinopay.com
10. Procedimiento Reglado de Consultas y Reclamos
Para garantizar el debido proceso, Pingüino establece el siguiente procedimiento:
Consultas: El Titular podrá consultar su información enviando una solicitud a los correos autorizados. Pingüino responderá en un término máximo de diez (10) días hábiles. Si no fuere posible atenderla en dicho término, se informarán los motivos y se responderá en un máximo de cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos (Corrección, Actualización o Supresión): El reclamo debe incluir la identificación del Titular, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos soporte. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin respuesta del solicitante, se entenderá desistido. El término máximo para atender el reclamo completo será de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días adicionales si la complejidad técnica lo amerita.
Trámite de Reclamos como Encargado: Si Pingüino recibe un reclamo de un usuario final del Cliente (donde Pingüino solo es Encargado), la Compañía dará traslado del mismo al Cliente (Responsable) en un plazo de dos (2) días hábiles, notificando de ello al solicitante.
11. Política de Retención Excepcional (SAGRILAFT) y Seguridad
Pingüino adopta medidas técnicas, humanas y administrativas (cifrado de bases de datos, controles de acceso) para otorgar seguridad a los registros.
Excepción a la Supresión: Si bien el Titular tiene derecho a solicitar la eliminación de sus datos, Pingüino se reserva el derecho de rechazar dicha supresión y retener los metadatos transaccionales, corporativos y de identidad por un periodo de cinco (5) a diez (10) años, cuando dicha retención sea una exigencia de las leyes de prevención de lavado de activos (AML), regulaciones tributarias o requerimientos de los Terceros Aliados regulados.
12. Vigencia y Modificaciones
La presente Política de Tratamiento de Datos entra en vigencia a partir de su publicación. Las bases de datos se mantendrán vigentes por el tiempo necesario para cumplir las finalidades aquí descritas o las exigencias de la ley. Pingüino se reserva el derecho de modificar sustancialmente este documento, lo cual será comunicado oportunamente al Cliente mediante los canales corporativos.
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